Минимум ошибок, максимум достоверности
Все годовые отчеты о состоянии регионального здравоохранения и деятельности лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) от субъектов федерации предоставляются в центральный научно-исследовательский институт обработки информации Министерства здравоохранения РФ (ЦНИИОЗ). На основании собранной статистической информации готовится государственный доклад, который предоставляется Минздравом в Правительство и Президенту. Поэтому качество и точность представленных из субъектов сведений, которые ложатся на стол первых лиц государства, не должны вызывать никаких вопросов и нареканий. Здесь главной ответственной структурой от региона выступает Приморский медицинский информационно-аналитический центр (ПК МИАЦ), который собирает все отчетные формы от медучреждений, сводит их и отправляет их в Москву, где в дальнейшем происходит защита годового отчета.
Бумага – вчерашний день
- От субъекта доклад подписывает департамент или министерство здравоохранения, - поясняет заместитель руководителя ГАУЗ «ПК МИАЦ» Светлана Вазанова. – Завизированный документ направляется в ЦНИИОЗ, где информация сводится, обрабатывается и уходит в сам Минздрав, и далее - первым лицам государства. Соответственно, насколько качественно эта информация будет предоставлена, зависит от исполнителей на местах. Мы собираем статистические данные со всех бюджетных учреждений здравоохранения. ДВОМЦ, учреждения МСЧ и ведомственные ЛПУ в этот перечень не входят. Однако они, также как и мы, в Примстат свои сведения подают в обязательном порядке.
Для того чтобы выполнить государственную услугу по статистической отчетности, департамент здравоохранения каждый год на основании приказа Минздрава издает собственный приказ. В нем прописан график и порядок предоставления данной отчетности.
Главная «фишка» этого года – благодаря руководителю нашего учреждения Марии Волковой, мы внедрили новую закупленную программу «Барс. Web-мониторинги показателей здравоохранения». Она позволяет собирать все статистические формы в режиме on-line, при этом мы сразу видим все ошибки и исправляем их посредством телефонных переговоров или интернет-переписки в самой программе со специалистами на местах. В данной программе мы выступаем экспертами по приему этих форм, утверждаем их, поэтому в принципе необходимость привозить их лично отпадает. Сейчас мы еще принимали отчеты на бумажном носителе, но, думаю, уже со следующего года это станет необязательным, а присутствие на сдаче годовых отчетов специалистов и руководителей медучреждений и вовсе не потребуется.
Бумажные архивы должны находиться в лечебных учреждениях, а не в МИАЦ. Необходимость хранить архивы обуславливалась еще и тем, что мы в течение года были вынуждены возвращаться к этим отчетным формам, привлекать программиста, чтобы проследить какую-либо аналитику. Сегодня это может легко сделать любой из сотрудников, принимавших форму, просто зайдя в систему. Также этой информацией может воспользоваться любой специалист департамента, включая внештатных.
Ранее в ПК МИАЦ пользовались программой «МедСтат» по сбору статистической информации, разработанной специалистами ЦНИИОЗ. По сути, «МедСтат» - это голые цифры, где не видно их обозначения. Только номер таблицы, подстрочники, а что находится в данной ячейке – скрыто. «Барс» в этом плане, несомненно, выигрывает. Здесь видна форма в оригинале, в том виде, в котором она утверждена и в котором принимается на бумажном носителе. Допустим, если таблица «спрашивает», сколько коек в учреждении, то коечный фонд разбит по профилям и его работа наглядно продемонстрирована. Таким образом, заносятся не голые цифры, а с подробной расшифровкой.
Приручение «Барса»
Схема заполнения отчетных форм следующая: ответственный специалист ЛПУ входит через логин и пароль на сайт ПК МИАЦ и вносит все необходимые данные, при необходимости информация корректируется в режиме on-line.
- Если еще в прошлом году медицинским учреждениям при подготовке статистических форм приходилось забивать цифры в закодированные такими же цифрами ячейки, значение которых было видно только при распечатке, то сегодня в «Барсе» просто открывается и заполняется нужный оригинал документа, - акцентирует заместитель руководителя ПК МИАЦ. - Все видно, все логически прослеживается, соответственно и количество возможных ошибок сводится к минимуму. Но даже в случае возникновения ошибки мы ее видим, связываемся с сотрудником и сообщаем ему, что необходимо исправить, и на что следует обратить внимание. К примеру, при заполнении таблицы, где нужно показать наличие кабинетов и отделений амбулаторно-поликлинического звена, там ставят «кабинет медстатистики», а по штатному расписанию у них отделение, в составе которого несколько кабинетов, не один, а несколько специалистов, определенное количество необходимого компьютерного оборудования.Мы указываем на эту ошибку, они вносят изменение.
Поэтому обращаю внимание – все формы должны заполняться исключительно согласно штатному расписанию! Также, например, при заполнении итогов диспансеризации, профилактических осмотров, сумма лиц по группам здоровья должна соответствовать количеству осмотренных, потому как не прошедшему медосмотр пациенту группа здоровья никак присвоена быть не может. Таких нюансов много, и мы их тщательно отслеживаем и контролируем.
Стоит отметить, что внедрение новой информационной системы в самом МИАЦ не сразу было встречено с энтузиазмом и пониманием.
- Как только руководство поставило нас в известность, что теперь статформы мы будем принимать в новой программе, все сотрудники, включая меня, упорно этому сопротивлялись, - признает Светлана Вазанова. – Это происходило от незнания, отсутствия опыта работы в такой программе на тот момент. Бояться всего нового – в человеческой природе. Сначала, после того как для нас провели методические видеотрансляции с Хабаровским МИАЦ, где такая система успешно работает с 2010 года, появилось больше вопросов, чем ответов. Но в итоге, когда мы «окунулись» в нее с головой, оказалось, что мы вполне можем справиться, вопросы отпали сами собой, и сейчас мы без проблем работаем с «Барсом».
Также мы получили благодарные отклики и отзывы на работу программы и от лечебных учреждений, которые оценили ее удобства и несомненные плюсы. Кстати, для ЦРБ «Барс» не является каким-то ноу-хау, они в этой системе работают с середины 2015 года, знают программу, ведут в ней мониторинги и запросы для департамента здравоохранения. А вот годовой отчет пришлось заполнять впервые. При этом от специализированных служб – противотуберкулезной, онкологической, психиатрической - отчеты в этой системе мы не принимали, у них свои программы, спущенные из НИИ. Хотя они выразили желание и готовность перейти на новую систему, прежде всего за возможность on-line общения для исправления ошибок. Так что к следующему году внаш «Барс» включатся и профильные диспансеры, учитывая, что их формы также принимает ЦНИИОИЗ в «Медстате».
Всегда на «отлично» и «хорошо»
По словам Светланы Михайловны, единственный, но существенный минус во всем этом процессе состоит в том, что в какой бы программе субъект не принимал годовой отчет, в Минздрав он его обязан предоставить в «МедСтате».
- Таким образом, мы сводим все полученные от медучреждений статистические формы и перегружаем их в программу Минздрава, что довольно трудоемко и утомительно, - замечает Светлана Вазанова. – Приходится дополнительно задействовать и кадровый ресурс, и время. Отсюда возможны накладки – что-то недосмотрели, что-то недопроверили, что-то упустили, в итоге могут появиться погрешности, которые в обязательном порядке необходимо увидеть и своевременно исправить. Ведь мы выполняем государственное задание и должны представить отчет в Минздрав по всей положенной форме. Сроки на «все про все» даются более чем сжатые. Медицинские организации обязаны нам сдать свои отчеты до 10 февраля, далее мы в течение рабочей недели их сводим и проводим все необходимые межформенные контроли. За это время мы должны успеть произвести полную сверку, перегрузить данные в «Медстат» и отправить эту базу в Минздрав. Через неделю привозим бумажный вариант и защищаем его перед руководством ведомства. В этом году «время Ч» было назначено на 25 февраля.
Вообще, защита годовых отчетов в Минздраве – отдельная история. По форме, да и по сути, больше всего она напоминает сдачу ответственного экзамена. Где, кстати, систему оценок отменили только три года назад, а раньше каждый руководитель регионального МИАЦ (Бюро медстатистики) получал в свой «бегунок» оценку по пятибалльной системе, причем и «неуд» можно было схлопотать. Сегодня пятерок и двоек не ставят, но в этом году два субъекта «завернули» как не сдавших годовой статистический отчет. Однако приморским специалистам на защите краснеть не пришлось.
- К счастью, в истории приморского МИАЦ подобных случаев не было, мы всегда стараемся представить отчет достойно, - делится Светлана Михайловна.- Как правило, когда ставили оценки, получали «отлично», реже – «хорошо». Сейчас каждый специалист Минздрава, принимающий отчет, пишет в своей графе или «без замечаний» или, если замечания есть, указывает, какие именно. При этом весь период, пока сдается отчет, все наши сотрудники работают по московскому времени, держат руку «на пульсе». Сидят на своих рабочих местах, всегда готовые что-топояснить, ответить на возникший вопрос по статформе, которую они готовили к защите.
Не спят в это время и внештатные специалисты департамента, также находящиеся в состоянии полной боевой готовности. А вопросы появляются, причем такие, какие раньше даже не поднимались. Например, правильно распределить число родов и количество родившихся детей, с учетом родившихся в многоплодных родах (двойни, тройни и более). Казалось бы, чистая математика, но и здесь возможны ошибки. Также нам никогда не спускались методические рекомендации по поводу того, сколько человеку в сутки может быть перелито крови, кровезаменителей и дезинтоксикационных средств. И в таблице, в которой собираются показатели перелитой жидкости, должно быть не менее 450 мл в сутки на человека. Здесь все субъекты сделали одинаковую ошибку, превысив данное количество. Я думаю, это все-таки недоработка Минздрава.
Кстати, в этом году Приморский медицинский информационно-аналитический центр в очередной раз подтвердил репутацию грамотного и ответственного учреждения.
- Наша итоговая 47-я форма о деятельности здравоохранения субъекта в целом, которая делается на основании всех предыдущих статистических форм, была принята на «очень хорошо», - подчеркнула Светлана Вазанова. - Специалист Минздрава, который ее принимал, даже заметил: «Все бы субъекты так». Конечно, были и недочеты, на которые нам указали, но в целом защита прошла замечательно, и это, конечно, радует и вдохновляет. За прошедший год мы свой экзамен сдали, но расслабиться не выйдет – впереди нас ждет не менее напряженный год, в течение которого мы будем отвечать на запросы по защищенным показателям и готовиться к следующему отчету.
Ранее по теме:
19.11.2015 г. ПК МИАЦ как центр компетенции
16.09.2015 г. ПК МИАЦ провозгласил «Союз ИТ и медицины»
15.09.2015 г. Узнайте все о больницах и поликлиниках Приморья!
14.09.2015 г. ПК МИАЦ как сокровищница медицинской информации
16.07.2015 г. Банк данных приморской медицины